Traiter 98% des données de factures en automatique ou 100%, vous vous dites tout de suite que ce n'est pas grand chose mais pourtant ce sont ces 2% qui feront que la digitalisation sera réussie ou non. Je vous explique pourquoi.

% de données ou % de factures ?

Telle est la question. Quand on voit les promesses sur les sites, difficile de s'y retrouver :

Pourtant un taux d'extraction de 98% n'est pas la même chose que 80% des factures "automatisées".
98% de taux d'extraction veut dire que 2% des données ne sont pas extraites. Mais comment ces 2% se répartissent-ils ? Surement pas sur 2% des factures puisqu'il est indiqué 2% des données.
Faisons donc un petit calcul : en moyenne les factures (avec des lignes) contiennent 43 données. Pour 1000 factures, il y a 43000 données donc 860 données non extraites.
Cela reste peu au vu des 43000 données. Mais imaginez que chaque facture possède 1 donnée non extraite, cela fait 340 factures : vous avez alors 86% des factures non traitées en automatique. On a alors totalement quitté le domaine de “presque tout en automatique”.

Pourtant, le problème n'est pas là.


Le vrai problème est que vous ne savez pas où se trouvent les 2% non extraits. Vous devez donc vérifier TOUTES les factures. Il n'y a donc plus d'automatisation à cause des 2% de données non extraites. Les gestionnaires se retrouvent à faire un travail plus simple (moins de saisie) mais doivent quand même passer toutes les factures. Le gain est léger et la digitalisation abandonnée.

Le tout ou rien est la clé de la digitalisation

Conciliator Expert : 100% de la saisie comptable

La digitalisation n'est en effet pas tendre : changer un processus pour en faire "un bout" par une machine ne sert à rien. Si le gestionnaire doit revérifier tout ce qu'a fait la machine, il en conclut, au bout d'un certain temps, qu'il aurait plus vite fait de faire lui-même sans erreur.

C'est pour cela que pour réussir la digitalisation d'un processus, il faut le digitaliser à 100% : le gestionnaire fait la tache après celle réalisée entièrement en automatique par la machine.

C'est cette analyse qui nous a poussé chez Conciliator à automatiser à 100% la saisie comptable : les documents sont déposés sur la plateforme et les écritures arrivent dans le logiciel comptable. Aucune saisie de donnée n'est réalisée par le gestionnaire. Le processus de saisie comptable est digitalisé de bout en bout et la transformation du cabinet comptable peut être mise en place.