La cause est entendue, avec l'arrivée la facture électronique, la lecture automatique des factures scannées, comme Conciliator Expert le fait n'a plus de sens. Les données seront transmises par une machine et lues directement par une autre machine... tout cela dans 2 ans maximum. Mais est-ce si sûr ? Ne serait-on pas à nouveau dans une idée reçue ?

Comme souvent dans les systèmes automatisés, le diable se cache dans les détails... et dans le timing.

Il est évident qu'il est possible de transmettre des informations normalisées entre 2 machines et qu'un tel système évite plein d'erreurs.
Cependant la réalité d'échange dans le domaine de la facturation qui n'est pas normalisé fonctionnellement et où la facture fait encore beaucoup office d'image de l'entreprise ou du service est plus complexe.

Une facture est plus qu'un fournisseur et un montant

Trop souvent la facture est assimilée à son en-tête et son pied de page, en gros, la date, le fournisseur, le montant HT, le montant TTC, la TVA. C'est un bon début mais c'est très loin de refléter le contenu d'une facture.

En moyenne (source Conciliator Expert), une facture contient 43 données différentes. Ce qui, évidemment, veut dire que certaines en contiennent beaucoup plus. Les lignes sont nécessaires pour traiter le contenu de la facture (par exemple pour savoir précisément ce qui a été facturé, si c'est conforme à la commmande) et certaines lignes amènent de la complexité : remises, comissions, invendus, frais de port, taux de TVA reportés pour synthèse, frais de port etc.

Une facture un peu plus complexe que fournisseur, date, montants....

Cela signifie que si on veut traiter intégralement en automatique une facture, il faut que toutes ces données soient définies de façon commune pour l'ensemble des acteurs (agriculteurs, laboratoires pharmaceutiques, librairies, coopératives agricoles, tabacs, fournisseurs d'énergies ...) ainsi que la structure hiérarchique associées à ces données (par exemple des "sous lignes").

Ce travail de normalisation s'apparente à celui qui a est réalisé pour la DSN depuis 2015 est celui-ci n'est pas encore tout à fait terminé (tous les cas de toutes les professions ne sont pas traités).
La norme actuelle factur-X le prévoit bien avec des "profils" embarquant de plus en plus de données (mais restant au bon vouloir du fournisseur) :

  • Des données minimums exigibles ; (Profil MINIMUM)
  • Des données d’entête et pied très fortement recommandées, car très souvent nécessaires, voire indispensables, pour l’automatisation des traitements acheteurs, ne nécessitant pas les lignes de factures ; (Profil Basique hors lignes : BASIC WL))
  • Des données additionnelles de ligne fortement recommandées pour les fournisseurs qui savent les gérer et générer sous forme de données ; (Profil Basique : BASIC)
  • Les données restantes de la norme sémantique qui permettent d’arriver à disposer de l’intégralité des informations de facture sous forme de données, ce qui reste une cible à atteindre à terme. (Profil de la Norme : EN 16931)
  • Et enfin des données complémentaires d’extension, qui peuvent s’avérer utiles pour certains cas d’usage ou du fait de certaines exigences client complémentaires. (Profil Etendu : EXTENDED)

Source : FACTUR-X 1.0.05 2020 03 24 FR VF.pdf

On peut donc considérer que les débuts de la facture électronique seront avec des données très pauvres, comme ce qui se fait actuellement pour Chorus. Ces données ne traitant pas tous les cas, la facture "non électronique" va alors résister un bon moment (j'en parle plus bas).

L'image de la facture va rester

Le format officiel de facture électronique s'oriente donc vers le format Factur-X, un format qui conserve, en plus de données structurées, l'image de la facture. C'est heureux car cela permet de laisser une possibilité de contrôle par un être humain.

Cependant, ce format est souple et n'oblige pas à mettre toutes les données de façon structurée (cf ci-dessus). De plus, rien ne permet d'assurer que les données structurées sont conformes à l'image associée, ce qui peut être assez embêtant si la conformité de la facture est réalisée par une personne qui la lit.

Pour exploiter pleinement le contenu des factures, il faudra donc continuer à lire l'image pour compléter les données de la facture (et ce sera évidemment les cas les plus complexes) car le pire pour exploiter des données est de n'avoir qu'une partie des factures avec l'ensemble des informations. Dans ce cas, l'analyse ne se fait que sur les données disponibles et est donc fausse.

L'autre élément qui nécessitera de continuer à lire la facture est le fait de contrôler que l'image présentée est bien conforme aux données XML fournies. Ce cas est particulièrement important pour la fraude : l'humain validant l'image, il serait possible de faire entrer dans le système une autre information que celle validée visuellement. Avant que la supercherie ne soit dévoilée, il pourrait se passer beaucoup de temps.

La mise en place du système va être longue et progressive

Ces éléments posés, il semble difficilement imaginable que la facture sera électronique à 100% à court terme (3 ans). Cela signifierait que l'ensemble des fournisseurs (français et étrangers) soient capables de fournir des factures détaillées pour tous les cas au format attendu en ayant transformé leur systèmes d'informations (quand ils en ont un).
Même avec des éditeurs très réactifs, des clients qui passent sur la dernière version du service de l'éditeur en reparamétrant leur génération de facture, la situation semble difficilement envisageable au vu des des chiffres que nous constatons dans Conciliator Expert.

Par exemple, nous constatons près de 2% de factures manuscrites déposées sur Conciliator Expert, taux qui monte à près de 4% dans le domaine agricole (statistique réalisée sur 870 000 factures entre novembre et janvier 2021).

Dans ces conditions, une période de transistion longue va apparaitre durant laquelle des factures électroniques et des factures scannées vont cohabiter. A moins de saisir manuellement les factures non électroniques, il est fondamental de se doter d'un système capable de traiter les 2 formats indifféremment et c'est bien ce que fait  Conciliator Expert en transformant les factures scannées au format Factur-X.