La facture électronique va se mettre en place progressivement entre les entreprises. Mais à quel rythme et de quelle façon ? Et surtout quels sont les impacts pour les cabinets d'expertise comptable ? Quelques éléments de réponse.

Qu'est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique est un sujet vaste qui nécessite quelques définitions pour comprendre de quoi on parle. En effet, la facture dématérialisée ou facture électronique est un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs. La forme peut donc être très variable, cela peut être un échange de données sur un format fixé entre le fournisseur et le client (comme par exemple dans le cadre des marchés publics où l'usage du format d'échange imposé par l'administration est obligatoire depuis le 1er janvier 2020) ou un format générique pour l'ensemble des échanges commerciaux comme l'est actuellement la facture papier. Pour que la généralisation d'une facture électronique puisse se faire, il faut que toutes les entreprises soient capables d'émettre et de recevoir des factures électroniques.

La norme n'est pas encore fixée (un rapport devait être remis au parlement avant septembre 2020) cependant le standard Factur-X devrait être retenu car il cumule la lisibilité par un humain avec le détail et la structuration nécessaire à la lecture par une machine .

Quelle différence avec les factures déjà existantes ?

Il existe déjà beaucoup de factures dématérialisées envoyées par mail ou disponibles sur les sites des fournisseurs. On pourrait les appeler factures électroniques. Cependant elles présentent un inconvénient majeur qui ne leur permet de revendiquer ce statut : elles ne sont qu’une image de la facture papier. Même si les données inscrites dessus sont bien des lettres et des chiffres, celles-ci ne sont pas structurées et sont donc terriblement difficiles à lire par une machine.

En effet, on oublie facilement l'intelligence que l’humain utilise pour lire un document. De nombreuses connaissances et interprétation sont nécessaires. Par exemple, si 2 SIREN sont présents sur la facture, comment savoir qui est le fournisseur et qui est le client ? Cas qui se complique encore si on prend en compte en même temps des factures d’achat et des factures de vente… ou l’autofacturation.

De même, la créativité des entreprises en terme de mise en forme des données de facturation est presque sans limite car souvent la facture donne plus d’informations que les simples données de facturation . Des tableaux avec des récapitulatifs intermédiaires, des codes TVA avec les taux en bas de page, des produits dont les taux de taxes varient en fonction d’un titre qui apparait quelques lignes au dessus etc…

Tous ces exemples montrent qu’un simple pdf d’une facture ne suffit pas à en faire une facture électronique. Pour revendiquer cette étiquette, elle doit indiquer de façon explicite quel est son contenu : montants, quantités, émetteur, récepteur etc…

En moyenne (source Conciliator Expert), une facture contient 43 données différentes. Ce qui, évidemment, veut dire que certaines en contiennent beaucoup plus.
Il faut donc que chacune de ces 43 données soit identifiée par une “étiquette” qui indique ce qu’elle contient. Pour que ces étiquettes soient lisibles par un système informatique, il faut une norme (un dictionnaire) commune à l’ensemble des systèmes pour qu’ils puissent dialoguer. Cette norme doit être capable de gérer TOUTES les données qui peuvent apparaître dans une facture, d’où une certaine complexité et une mise en oeuvre qui ne va pas de soi.. mais cela c’est l’objet du paragraphe suivant.

L’objectif du format factur-X est donc bien d’ajouter à l’image pdf (lisible par un humain) les données contenues dans la facture dans un format lisible par une machine (le XML basé sur une norme).

La facture électronique sera mise en place

Comment peut-on être sûrs de cela ? Tout simplement car c'est un avantage pour les finances de l'Etat : la fraude sur la TVA va être considérablement réduite. Tout comme l'impôt à la source ou la DSN (déclaration sociale nominative), l'automatisation des échanges permet à l'Etat de contrôler plus et plus vite les déclarations et donc de limiter les fraudes tout en étant payé plus rapidement. Il n'y a donc aucune raison pour que l'Etat abandonne ce projet. La principale inconnue reste la date de mise en oeuvre d'une telle réforme en France. La date officieuse actuelle est janvier 2023. Cependant, même hors de l'incertitude liée aux bouleversements introduits par le COVID-19, entre le calendrier annoncé et la réalité, il y a toujours un grand écart.

Il suffit de prendre l'exemple le plus proche en terme de norme électronique pour le constater : la DSN. Le déploiement officiel de la DSN a démarré en 2015 et aujourd'hui en 2020, même si toutes les entreprises sont officiellement en DSN, les données restent assez peu exploitées et le coeur de la réforme (les données nominatives) est encore en chantier.

Une situation hybride va perdurer pendant plusieurs années

La mise en oeuvre de la facture électronique va donc s'étaler sur plusieurs années. Comme pour la DSN, les grandes entreprises la mettront en place les premiers et les TPEs seront les dernières à y arriver.

Il y aura donc forcément plusieurs années de fonctionnement hybride : les entreprises devront pouvoir recevoir à la fois des factures électroniques et des factures papier de la part de leur fournisseurs.

Les experts comptables les plus exposés

Les experts comptables seront les plus exposés à cette situation hybride car ils gèrent à la fois plutôt des petites entreprises mais aussi des portefeuilles avec des volumes de fournisseurs extrêmement importants (un petit cabinet traite des factures de plus de 1000 fournisseurs différents en moyenne).

Ils auront donc à gérer durant au moins 5 ans des factures papier et des factures électroniques. Il est alors indispensable qu'ils mettent en place un système pour vivre avec cette situation hydrique pour  ne pas avoir de différence de traitement entre la facture papier et la facture électronique. Il est nécessaire que les 2 passent dans un système unique qui lit et fait l’affectation comptable automatique sans différence.

Attendre pour mettre en place un tel système signifie pour les experts comptables soit des coûts supplémentaires (la gestion de 2 systèmes parallèles de traitement de documents pour un même dossier), soit perdre de la clientèle en refusant les dossiers clients qui n'ont pas que des fournisseurs d'un seul type.

Paradoxalement la première chose que la facture électronique va imposer aux entreprises est la digitalisation de la tenue comptable des factures papier dans les cabinets qui, par ce biais se prépareront à la phase suivante : le traitement automatique à la fois des factures papier et des factures électroniques.