Conciliator Expert extrait le détails des factures jusqu'à la ligne. Est-ce vraiment utile ou est-ce un superbe argument marketing ?
En effet, les outils d'OCR n'extraient que les en-têtes et les pieds de page des factures. Tous les outils actuels de saisie comptable automatique utilisent cette solution, pourquoi aller plus loin ?

Les solutions basées sur ces OCR établissent la codification comptable en associant chaque fournisseur à un seul compte de charge. L'effort de configuration de cette association n'est pas négligeable et dépend beaucoup de la volonté du gestionnaire comptable qui doit le faire dossier par dossier.
Mais la vraie question qui se pose est :

quelle est la proportion de factures que cette méthode permet de gérer en automatique ?

Cette question est clé car comme nous l'avons évoqué sur notre blog précédemment, la digitalisation n'est réussie que si 100% d'un process est digitalisé.

Nous avons donc réalisé une étude sur la base d'un demi million de factures pour bien mesurer la différence.

Sur des entreprises ayant des activités de service, l'approximation fournisseur - compte de charge (l'affectation à la facture) permet de couvrir environ 90% des factures.
C'est plutôt bien mais la codification reste approximative et certaines de ces approximations seraient presques devenues des règles : passer les frais de dossier ou les frais de port dans le même compte de charge que le reste de la facture : est-ce vraiment dans l'épure de la doctrine comptable ?
Et au delà de questions philosophico-comptables, n'est-il pas utile de voir tous les frais annexes facturés par un fournisseur afin de pouvoir renégocier ?

Avec Conciliator, la codification se fait pour chacune des lignes de la facture avec un algorithme qui prend en compte non seulement le fournisseur, mais aussi le libellé de la ligne ainsi que de nombreux autres paramètres.

Avec ce niveau de détails, permettant une codification très fine, les 90% annoncés au début pour les activités de services tombent en fait a 60% des factures. Le reste (40% des factures) sont sur des fournisseurs imputés entre 2 et 5 comptes de charge différents.

Les choses se gâtent sur des activités qui vendent autre chose que de la matière grise :

  • chez les artisans et les grossistes: 50% des factures proviennent de fournisseur imputés sur plus d'un compte de charge
  • dans la restauration (CHR), l'agriculture et l'industrie : 60%
  • dans les commerces d'achat-revente, on monte à 70%
Taux de factures avec plus de 2 comptes de charge par activité

Les outils d'OCR classiques disent ne traiter que 98% des factures, mais des lors que l'on parle de codification, ce chiffre tombe brutalement à 30%.

En réalisant l'extraction et l'affectation comptable jusqu'à la ligne de facture, Conciliator Expert arrive à traiter 100% des factures... et dans le cadre de la digitalisation, c'est fondamental : 2% ce n'est pas beaucoup... mais pour la digitalisation ça change tout.

Cette étude justifie donc totalement le choix radical que nous avons fait de traiter les factures totalement à la ligne : ce n'est que comme cela que les cabinets d'expertise comptable pourront s'affranchir réellement de la saisie comptable pour augmenter la valeur ajoutée de leurs prestations.