« Nous avons senti dès 2018 que l’intelligence artificielle allait être essentielle à l’analyse des données de nos clients,  accompagnerait notre changement de métier, et permettrait à nos collaborateurs d’évoluer »  David Amram, co-fondateur d’AFITEC

Témoingnage du cabinet Afitec sur l'utilisation de Conciliator Expert

Présentation du Cabinet
AFITEC est un cabinet d’expertise comptable créé en 2002 par David et Stéphane Amram, basé en région parisienne. Il propose son expertise à quelque 500 clients, chefs d’entreprise de toutes tailles et de tous secteurs d’activité,  autour de 4 domaines : comptabilité, fiscalité, audit et conseil.
Le cabinet compte 22 collaborateurs répartis en quatre pôles d’activité : comptabilité, social, juridique et plus récemment communication.

Très tôt, le cabinet s’installe dans la transition numérique en transformant ses processus de production grâce à la dématérialisation des documents pour proposer à ses clients des prestations autour de la création d’entreprise, de l’évaluation, du montage LBO, du pilotage d’activité avec des tableaux de bord et du reporting.
Cette phase de digitalisation concerne également les collaborateurs afin de leur mettre à disposition de nouveaux outils et de les aider à évoluer dans l’exercice de leur métier.

Enjeux
Pour gagner en productivité et améliorer la fluidité des échanges avec ses clients, s’orienter vers du conseil de gestion, amener ses collaborateurs à évoluer dans leur métier, AFITEC met en place Conciliator Expert en 2019.

Nous avons senti dès 2018 que l’intelligence artificielle allait être essentielle à l’analyse des données de nos clients,  accompagnerait notre changement de métier, et permettrait à nos collaborateurs d’évoluer.
David Amram, co-fondateur d’AFITEC

Le cabinet sait que la saisie devient de moins en moins importante et que l’avenir du cabinet réside dans l’analyse des données pour ses clients, par ses clients,  pour proposer de nouveaux services. Pour autant, pour les collaborateurs, elle fait partie de leur métier et l’enjeu est de leur faire comprendre que l’abandon de la collecte des informations et de la saisie leur permettra d’évoluer vers de nouvelles missions.

« Souvent les collaborateurs pensent que la saisie représente leur métier. Il faut les accompagner pour les sécuriser. Les assistants comptables font de moins en moins de saisie et nous les formons pour qu’ils se tournent vers de l’analyse et de la révision comptable. Nos collaborateurs confirmés peuvent sortir des bilans et évoluer vers d’autres choses, nos chefs de missions peuvent se tourner vers du management et de la détection de nouvelles missions » témoigne Mr Amram.

Les assistants comptables se tournent vers de l’analyse et de la révision comptable

Raisons du choix et bénéfices
En 2018, il y avait peu de prestataires qui proposaient des solutions à base d’intelligence artificielle.
« La solution correspondait vraiment à nos attentes sur le moment et dans nos projections futures. Nous avons su que l’IA pouvait nous apporter l’analyse de données » commente David Amram.

Conciliator Expert, basé sur de l’intelligence artificielle permet l’automatisation complète de la saisie des factures et l’affectation comptable. La solution qui comprend tous les éléments d’une facture met à disposition ces données en continu dans le plan comptable pour le cabinet et ses clients. Ce qui permet de générer des rapports analytiques ainsi que de disposer de nouveaux services financiers.

« C’est la première fois que nous voyions une solution « découper » une facture pour récupérer les données  » précise David Amram.  « Ce qui nous permet ensuite de les analyser. C’est un vrai changement de processus, de métier ».
Très vite, AFITEC passe un tiers de ses dossiers clients dans Conciliator Expert, notamment ceux déjà dématérialisés. Aujourd’hui 70 % des dossiers passent dans Conciliator Expert notamment les nouveaux clients et l’objectif d’AFITEC est d’atteindre 100% prochainement.

« Tout cela s’est fait très rapidement. Nous avions nommé un référent en interne pour comprendre les nouveautés de la solution, collecter et remonter les problématiques, mais j’étais convaincu qu’il fallait aller vite » témoigne David Amram. « Dhatim est une entreprise à taille humaine qui nous écoute, comprend notre problématique en tant que chef d’entreprise et en tant qu’expert-comptable. Nous avons été accompagnés et avons évolué ensemble pour la mise en place de la solution ».

Une quinzaine de collaborateurs utilisent aujourd’hui Conciliator Expert.
La solution basée sur de l’intelligence artificielle nécessite de travailler autrement. Certains collaborateurs sont plus à l’aise que d’autres.

Il y a une phase psychologique. Si le « robot » fait une erreur, le collaborateur pense tout de suite que l’IA n’est pas fiable. Hors l’erreur est aussi humaine et elle se reproduit. Dans le cas de l’IA elle est corrigée une bonne fois pour toutes.
David Amram.

Et ce changement dans les processus impacte aussi bien le cabinet que ses clients. AFITEC est conscient qu’il faut parfois les acculturer aux nouvelles technologies. Mais cela participe de la réflexion sur le changement de leur métier.

L’exploitation des données disponibles dans Conciliator Expert permettra à moyen terme au cabinet une comptabilité en temps réel et d’offrir de nouvelles prestations.

Permettre aux clients de prendre de bonnes décisions sans attendre le bilan de fin d’année

« Techniquement tout est faisable. Nous allons pouvoir sensibiliser nos clients aux réductions de coûts par exemple. Nous pouvons analyser la quantité de farine qu’a achetée un boulanger, à quel(s) fournisseur(s), comment a évolué le prix, etc….
Nous pouvons exploiter une multitude de données et les restituer à nos clients sous de multiples formes. Ainsi nous proposons des résultats Flash – mini tableaux de bords avec des critères choisis conjointement et selon leurs besoins  indicateurs de CA, résultat d’exploitation, résultat net,  masse salariale,… ) en même temps que des ratios propres à leur métier, que nous leur adressons à leur convenance, mensuellement, trimestriellement …. ».

Ainsi la capacité de Conciliator Expert de lire les lignes des factures permet à AFITEC d’analyser les éléments quantitatifs des factures de leurs clients pour leur permettre de piloter en amont leur activité.

« L’essentiel est de permettre à nos clients de prendre de bonnes décisions sans attendre le bilan de fin d’année, sans voir de visibilité. Et pour nos collaborateurs de s’orienter vers du contrôle de gestion et l’accompagnement de nos clients » conclut David Amram.