« Mes collaborateurs(trices) ne seront plus des opérateurs(trices) de saisie, mais des personnes capables d’analyser des données également » déclare Catherine Labaume, fondatrice du cabinet d’expertise comptable LC2C

Présentation du Cabinet

Catherine Labaume est experte-comptable inscrite à l’Ordre depuis janvier 2003. Elle crée un premier cabinet grâce au rachat d’une structure en 2013 qu’elle quitte en novembre 2018 pour créer LC2C . Situé dans les Yvelines, LC2C est constitué de 3 personnes, la fondatrice et deux collaboratrices qui vont la suivre dans cette nouvelle aventure.

Enjeux

Redémarrer sa structure reste périlleux et Catherine Labaume ne souhaite pas embaucher une troisième personne avant d’avoir terminé au moins une année fiscale, conquis et reconquis une clientèle composée essentiellement de TPE, pour la plupart des commerces de proximité (associations sportives, boucheries, boulangeries, librairies, bureaux de tabac….).
Pour pallier ce manque de ressources humaines et pouvoir servir au mieux tous ces clients, elle se tourne vers la digitalisation. Elle choisit Conciliator Expert solution d’automatisation complète de traitement de factures, de la société Dhatim, dont elle a vu une démonstration.

Raisons du choix

Le cabinet gère près de 150 clients avec un nombre de pièces qui varie beaucoup selon leur taille. Conciliator Expert permet de comptabiliser tous les types de factures (achat et ventes) - alors que d’autres solutions ne traitent que les factures d’achat - d’affecter automatiquement les codes comptables, de disposer de données en temps réel.

« Malgré le fait que nous soyons un petit cabinet, nous gérons un volume de dossiers conséquent et  cela nécessitait de disposer d’une solution efficace. J’ai voulu comprendre par moi-même comment Conciliator Expert fonctionnait et j’ai commencé par 3 dossiers »

Elle choisit un dossier avec un volume de 550 factures par mois et un dossier avec 20 factures par mois. Constatant que la solution reconnaît très rapidement l’ensemble des factures et autres pièces comptables, elle teste la solution avec un bureau de tabac. « Seul Conciliator Expert sait prendre en compte cette spécificité quant à l’enregistrement comptable de l’achat de tabac qui n’est pas une charge mais doit être affecté dans un compte de tiers » précise Madame Labaume.  
Par ailleurs,  la solution est très simple à utiliser. « Un enfant de 10 ans saurait le faire » déclare Madame Labaume.

« Et malgré quelques réticences au départ dues au fait que mes collaboratrices pensaient qu’elles allaient plus vite en saisissant elles-mêmes – le gain de temps de traitement étant effectivement difficile à mesurer au début puisque la machine doit apprendre à reconnaître les factures au fil de l’eau  -  c’est maintenant accepté » surenchérit Madame Labaume.

Une fois la facture ou le document scanné, celui-ci est déposé automatiquement dans Conciliator Expert.

Bénéfices

La solution permet au cabinet d’alléger la saisie. Même si toutes les factures ne peuvent pas être traitées pour le moment,  la presse notamment, la plupart peuvent être automatisées. « Nous avons passé une trentaine de dossiers en fonction de leur pertinence, notamment ceux qui ont les plus gros volumes de données – soit près de 4000 documents. Aujourd’hui ce sont mes collaboratrices qui me suggèrent de passer tel ou tel dossier dans Conciliator Expert »,  indique Madame Labaume, « preuve que les méthodes de travail ont évolué ».
Le nombre de dossiers traités automatiquement dans Conciliator Expert est en progression constante, le taux de reconnaissance étant de plus en plus élevé.  Il reste que le cabinet a conservé la validation manuelle des factures. Mais c’est en train de changer. Ayant un bon retour sur la validation par Conciliator Expert du compte de TVA déductible, celui-ci est en passe d’être entièrement automatisé. Dans un futur proche, la phase de validation automatique pourra être étendue à l’ensemble des charges.

A ce jour, le déversement automatique des données des factures et des comptes d’affectation dans le logiciel comptable du cabinet ne peut pas être fait,  ce qui est préjudiciable. « Ce n’est pas lié à Conciliator Expert. Nous avons bon espoir qu’une solution soit trouvée au sein de notre éditeur de logiciel comptable. Cela nous permettra de gagner un temps précieux » déclare Madame Labaume. Pour l’heure, Dhatim a mis en place une solution de contournement qui permet de pallier ce problème.

Dans le futur

Le cabinet LC2C réfléchit à demain sur plusieurs aspects.
Il souhaite d’une part inciter ses clients à scanner eux-mêmes leurs documents. Et pour cela prône la mise en place d’une démat’box très simple à utiliser. Certains l’ont déjà mise en place.
D’autre part, le cabinet se pose la question de nouvelles missions et qui dit nouvelles missions dit nouveaux profils. Madame Labaume a formé ses deux collaboratrices l’une plus précisément sur les nombreuses fonctionnalités de Conciliator Expert, l’autre sur des aspects plus commerciaux. « Il est essentiel d’avoir une collaboratrice full service » indique Madame Labaume, consciente que le cabinet doit proposer de nouveaux services spécifiques, personnalisés, proches des métiers de ses clients. De nouveaux profils émergent plus polyvalents, qui couplent l’expertise comptable et commerciale. « Mes collaborateurs(trices) ne seront plus des opérateurs(trices) de saisie, mais des personnes capables d’analyser des données également ». En cela,  Conciliator Expert , et c’est aussi une spécificité de la solution,  met à disposition du cabinet des informations en temps réel offrant des indicateurs de  gestion à forte valeur ajoutée (statistiques au quotidien pour qu’un client puisse analyser sa marge par ex, ….).  

La digitalisation est inscrite naturellement dans l’évolution du cabinet.

« Mais ce n’est pas parce que l’on ne rencontre pas nos clients lors du dépôt des pièces en amont de la saisie – et l’idée est de ne plus avoir de saisie - que nous ne sommes pas proches d’eux. Bien au contraire. Nos clients recherchent un comptable de proximité qui peut les accompagner dans leur quotidien. La proximité géographique reste donc essentielle à ce  métier. Nos clients apprécient de nous avoir en ligne ou que l’on vienne les voir. Ils n’ont pas le sentiment d’être des pions »

conclut Madame Labaume.